Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Gesloten
Gebruikersavatar
Kyrill
Walk of Fame
Walk of Fame
Berichten: 14784
Lid geworden op: 14 nov 2006 00:35
Locatie: Den Haag

Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Bericht door Kyrill » 27 mei 2013 10:13

Werving vrijwilligers
Voor het evenement hebben wij berekend dat wij minimaal twaalf vrijwilligers nodig zullen hebben. Tijdens de rustige dagen, dit zijn dinsdag, woensdag en donderdag, zullen wij vooral zelf rondlopen op het evenement. In het weekend zullen wij vrijwilligers nodig hebben om ons te helpen om overal bij te kunnen zijn, en overal goed verslag kunnen doen over de gebeurtenissen en de sfeer op het evenement.

Voor het werven van vrijwilligers hebben we een e-mail opgesteld die eerste- en tweedejaars van Inholland zou moeten aanspreken. Zo wijzen wij ze erop dat ze dit kunnen gebruiken als keuzeactiviteit en er dus studiepunten mee kunnen verdienen. Ook benadrukken wij het aspect dat ze ervaring opdoen, kunnen netwerken en backstage mogen waardoor het de studenten misschien overhaalt om terug te mailen.


Met deze e-mail bereiken wij rond de tweehonderd studenten van inholland. Wij sturen deze e-mail uiteindelijk drie keer. De eerste e-mail zal drie weken voor het evenement verstuurd worden, de tweede mail twee weken voor het evenement en de derde mail zal nog eens na dat weekend verstuurd worden met de mededeling dat de inschrijving zal sluiten op woensdag 29 mei. Hiermee hopen wij minstens twaalf vrijwilligers te kunnen aantrekken.
Naast de studenten zullen wij natuurlijk onze persoonlijke omgeving aanspreken om zich aan te sluiten bij ons twitterteam.

Informatie vrijwilligers
Ondertussen zijn we twee weken verder na het versturen van de eerste wervingsmail en hier zijn een aantal reacties op gekomen.
Op dit moment hebben wij zeven vrijwilligers die bijna allemaal ook in het weekend beschikbaar zijn.
In de e-mail hebben wij gevraagd om verschillende gegevens, deze kunt u terug vinden in BIJLAGE ....

We hebben twee weken gewacht op reacties en hebben de mail nogmaals verstuurd, want de studenten zijn het waarschijnlijk weer vergeten. We hopen hiermee alsnog meer vrijwilligers aan te trekken.

Meeting vrijwilligers
Op 3 juni 2013 om 11:30 uur zullen wij een meeting plannen op school met alle vrijwilligers. Dit doen we om elkaar face-to-face te ontmoeten en alles door te spreken. De studenten die dit als keuzeactiviteit doen voor SLB zullen dan een formulier mee moeten nemen wat wij tekeken zodat hun SLB docent de uren kan meerekenen.

Tijdens deze meeting zullen de vrijwilligers onze twitterhandleiding mee krijgen en voor elke vrijwilliger zullen wij een persoonlijk draaiboek gemaakt hebben. Hier staat op met wie ze in het team zitten en welke optredens ze gaan bekijken. Ook zal er hierbij een plattegrond zitten waarop ze de route kunnen zien die ze gaan afleggen aangezien de optredens op verschillende locaties in de stad zullen zijn. Op deze plattegrond kunnen ze ook de EHBO van het evenement vinden mocht er tijdens het evenement iets gebeuren.

Ook zullen wij de maten van de vrijwilligers nodig hebben omdat zij en wij ook rond zullen lopen in t-shirts van Rotterdam Unlimited.

Communicatie tijdens het evenement
Een vereiste is tijdens het evenement dat de vrijwilligers aankomen met een volledig opgelaadde smartphone, dit zullen we tijdens de meeting ook duidelijk maken. Want zonder telefoon geen tweets. Backstage zal er voor ons een plek ingericht worden waar wij elkaar kunnen ontmoeten en wat als centraal punt zal fungeren. Hier zal tijdens het evenement altijd iemand van ons aanwezig zijn mocht er iets aan de hand zijn bij de vrijwilligers.
Hier zal ook electriciteit aanwezig zijn om eventueel de smartphones op te laden. Wij zorgen ervoor dat er verschillende soorten opladers aanwezig zijn.
Elke dag zullen wij bij dit punt verzamelen en de vrijwilligers briefen. Hierna zullen de vrijwilligers op pad gaan om verslag te doen van alles wat ze meemaken, zien en beleven op het evenement. Alle vrijwilligers zullen tweeten vanuit het Inholland account; INHonthespot. Ze zullen foto’s, sfeerimpressies, en belevenissen tweeten. Daarna is het aan DUCOS om te bepalen welke tweets zij zullen retweeten. Uiteindelijk is het de bedoeling om trending topic te worden op twitter zodat mensen die thuis op de bank zitten het gevoel krijgen dat ze iets missen en de stad in komen.

Wij zullen contact houden met de vrijwilligers door middel van de telefoon. Elke vrijwilliger is constant bezig met zijn/haar smartphone en zal dus elk bericht binnen krijgen. Wij zullen berichten sturen hoe alles gaat en controleren via twitter of er genoeg tweets binnen komen. Ook kunnen we de vrijwilligers eventueel aansturen om bijvoorbeeld meer foto’s te maken en richtlijnen geven als de tweets niet naar onze wens zijn.

Nazorg
Wij willen alle vrijwilligers graag een kleinigheidje van Rotterdam Unlimited geven als aandenken aan het evnement en het twitterteam. Dit willen we regelen via merchandise de van DUCOS. Aangezien we niet met heel veel zullen zijn zal dit DUCOS niet veel kosten.
Wij weten wanneer een vrijwilliger voor het laatst meedoet en zullen aan het eind van zijn of haar shift het kleinigheidje meegeven en bedanken.

Na het evenement zullen wij de vrijwilligers een formulier sturen met een aantal vragen hoe ze het evenement en het twitterteam hebben beleefd en hierin zullen we ze natuurlijk ook hartelijk bedanken. We vragen om een korte impressie van het evenement wat wij weer kunnen verwerken in ons verslag en wat wij kunnen doorspelen naar DUCOS voor de toekomst.



NB: Je hoeft geen student te zijn. Als je gewoon als ik zelf ook vaak op festivals vrijwilliger ben kan je je ook gewoon aanmelden. De inschrijving sluit as Woensdag. Als je van Dinsdag 11 tot en met Zaterdag 16 juni maar 1 of 2 dagen kan is het ook goed maar hoe meer hoe beter.

Gebruikersavatar
Straka
Regisseur
Regisseur
Berichten: 3968
Lid geworden op: 12 aug 2006 12:57

Re: Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Bericht door Straka » 27 mei 2013 11:02

Niet dat ik vrijwilliger wil worden, maar het is mij niet duidelijk wat Rotterdam Unlimited is en wat het met film te maken heeft.

EDIT: alerte mods weten hier wel raad mee.

Gebruikersavatar
Kyrill
Walk of Fame
Walk of Fame
Berichten: 14784
Lid geworden op: 14 nov 2006 00:35
Locatie: Den Haag

Re: Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Bericht door Kyrill » 27 mei 2013 11:37

Bedankt Touchwood voor het verplaatsen.
@ Straka en de rest die dit leest. Het is inderdaad niet film gerelateerd.

Korte uitleg:
Voor mijn studie doe ik de minor Live Entertainment. Ik zit in een groepje van 6 (ik en 5 dames) en Dinsdag 11 juni tot en met Zaterdag 16 Juni vindt Rotterdam Unlimited plaatst. Kortweg RU. RU is een festival dat het samengaan van Dunya en Zomercarnaval onderbrengt in 1 groot festival. Je hebt er van Dinsdag tot en met Zaterdag allemaal muzikale en poezie achtige optredens en lezingen.
Zo is er bijvoorbeeld Dinsdag 11 Juni 's avonds om 20:30 in Corso in Rotterdam verkiezing van Miss Carnaval.

http://www.rotterdamunlimited.com/nl

Is de website. Er komen in de loop van de week/weekend artiesten als Asaf Avidan , Manu Chao(van die Spaanse hit me gustas) en dichters als Ester Perquin. En nog veel meer. Op Zaterdag is vanaf 14:00 in het Centrum het beroemde Rotterdamse Zomercarnaval Parade.

Wat wij zoeken is enthousiaste vrijwilligers die 1 of meer dagen ons twitter team willen komen versterken. Je hebt een smartphone nodig en de bedoeling is dat je op een dag 8-10 tweets post over de optredens die je bijwoont en de sfeer die er zich afspeelt. Die tweets doe je vanaf een twitter account van Inholland. En de organisatie Ducos kiest in loop van de dag de leukste tweets uit die zij retweeten of op grote schermen laten zien. Er is geen reiskosten vergoeding maar voor lunch en of avond eten wordt gezorgd. En voor een aantal van 4-5 is er eventueel mogelijkheid backstage te tweeten.

Gebruikersavatar
Straka
Regisseur
Regisseur
Berichten: 3968
Lid geworden op: 12 aug 2006 12:57

Re: Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Bericht door Straka » 27 mei 2013 12:22

Het had natuurlijk wat duidelijker geweest om met die uitleg te openen (en ja had het direct in het juiste deel van het forum kunnen plaatsen).
In ieder geval veel plezier met je werkzaamheden tijdens het festival.

Gebruikersavatar
Kyrill
Walk of Fame
Walk of Fame
Berichten: 14784
Lid geworden op: 14 nov 2006 00:35
Locatie: Den Haag

Re: Vrijwilligers gezocht voor Rotterdam Unlimited

Bericht door Kyrill » 30 mei 2013 20:58

Bedankt in ieder geval Straka en Touchwood voor jullie hulp. Heb vandaag de draaiboek indeling voor ons team en de vrijwilligers gedaan. We komen goed uit, en hebben voor sommige dagen zelfs een standby lijst :T

Gesloten